Ces petites choses que les Freelances oublient d’estimer et de facturer

Les Freelances se demandent souvent comment faire pour augmenter le panier moyen de leurs projets. Mais avant de chercher à facturer plus de choses, ou plus cher, il faudrait s’occuper de facturer le job qu’on fait réellement sur les projets. Tout le job, pas juste « le craft ». Voici donc 3 postes projet à intégrer absolument sur tes devis et factures, et qui vont (au passage) t’aider à facturer plus (et mieux).

La gestion de projets

C’est la grande oubliée des devis et factures des Freelances. Ou sinon, la grande sous-estimée. Personnellement, je trouve ce manque assez grave, pour une raison simple : nos clients nous paient pour un accompagnement à la résolution de leurs problèmes. Ce n’est pas à eux de nous accompagner.

Tenter d’échapper à la gestion de projet, c’est donc (selon moi) s’occuper du job, sans s’en occuper vraiment (le client étant aussi intéressé par le livrable que par le chemin). D’autant plus qu’une bonne gestion de projet, c’est une relation client soignée, de la recommandation potentielle (on te recommandera plus pour la manière dont tu gères le projet que pour le rendu) et pourquoi pas du rachat.

Comment estimer/facturer la gestion de projet ?

Je te rassure, à moins de facturer la gestion de projet au temps passé, tu seras rarement juste sur ton estimatif. Après quasi 15 ans à tester des formats ou à essayer de tracker mon temps passé en suivi de projet, j’estime aujourd’hui ce poste de cette manière :

30 à 35% du temps de production estimé.

Exemple : 2 jours de Design + 4 jours de Tech = 30-35% de 6 jours soit 1,8 à 2,1 jours. 2 jours quoi.

En ayant pas mal échangé avec des paires sur ce sujet, et en trackant comme je peux mon temps réellement passé, on est pas mal sur cette base de 30-35%.

Quoi intégrer dans la gestion de projet ?

Maintenant qu’on a un montant face au poste de « Gestion de Projet », voyons comment la faire vivre pour justifier ce montant. Si je devais conseiller le « jeune moi » sur cette question, je lui dirais :

• Un outil de suivi de projet, même simple (fabriques toi un template Notion, ou utilise le mien) ;
• Un rythme de suivi défini avec le client, par exemple :
  1 point e-mail tous les lundis (ou tous les 2 lundis, tu choisis selon le projet) et 1 point de suivi visio tous les 2 jeudis à 14h ;
• Des comptes rendus pour chaque réunion, avec :
  les personnes présentes, les sujets évoqués, les problématiques levées sur les sujets, et surtout les décisions prises relatives aux sujets. Enfin, un point sur les prochaines étapes et une liste de ce que chaque personne doit faire avant le prochain point (les « devoirs » du client, et les tiens) ;
• Une méthode pour que le client te transmette les éléments et ses retours, par exemple :
  éléments de charte et texte à fournir via le Google Drive mis à disposition ; feedbacks sur les livrables à fournir sous 5 jours ouvrés, dans un seul e-mail récapitulatif.

Le kick-off d’un projet

La Gestion de Projets est la grande oublié des estimatifs projets. Le Kick-off lui, est le potentiel le plus sous-estimé. Je m’explique.

Le Kick-off projet, c’est la réunion de lancement de n’importe quel projet. Traditionnellement traité comme une « réunion classique », son rôle est de poser les bases d’avancée du projet. Et rien que pour cela, je traite cette réunion particulière comme un item à part dans tous mes devis.

C’est quoi le Kick-off projet ?

Le Kick-off projet est donc LA réunion de lancement du projet. D’une durée de 1 à 3 heures (selon le projet, ses enjeux et sa complexité), on y traite les points suivants :

• Déroulement du projet
  • Participants et rôles : qui est qui, travaille pour qui, et est responsable de quoi durant ce projet ; bien sûr, on liste autant les personnes en interne que les prestataires externes, lorsque c’est le cas.
  • Équipe de suivi de projet : un seul interlocuteur côté client, et une seul personne de ton côté (lorsque tu travailles à plusieurs)
  • Capacités décisionnelles : côté client, qui décide de quoi. Et surtout, quels délais on estime pour la prise de décision.
    Exemple : ton interlocuteur côté client prends les décisions micro (couleur 1 ou 2, contenu X ou Y…) et peut fournir des décision sous 3 jours après une réunion ; à l’inverse, le board de ton client prend les décisions macro & stratégique. Il se réunit toutes les 2 semaines, donc certaines questions stratégiques doivent être amenées sur la table rapidement pour anticiper le temps de discussion et de décision sur ces points
  • Rythme et fonctionnement du suivi de projet, par exemple :
    1 point téléphonique hebdomadaire (le lundi) de 30 minutes suivi d’un e-mail récap des tâches et besoins de la semaine (toi et ton interlocuteur client) ; 1 point visio de suivi de projet complet tous les 2 jeudis à 14h (toi et l’équipe projet côté client) ; 1 présentation mensuelle (lundi 14h) d’avancée du projet au Comité de Direction de l’entreprise
• Problèmes liés au projet
  • Description du problème, par exemple « On arrive pas à convaincre avec notre site web »
  • Ce qui a déjà été tenté, ainsi que les résultats :
    “on a fait ça comme ça” → Description du résultat (+ évaluation du résultat, ex “pas satisfaisant”)
    “on a fait aussi fait ça comme ça” → Description du résultat (Satisfaisant, l’élément X a très bien marché)
  • À répliquer pour les différents problèmes soulevés par le client
• Objectifs du projet
  • Un objectif se définit par un verbe d’action, pas par une déclaration d’intention :
    « vendre » est un objectif. « Convertir » en revanche, n’est pas spécifique. Et bien trop putaclique.
  • Pour un projet, je conseille généralement de définir 1 objectif principal, qui peut être accompagné de 2 objectifs secondaires (qui sont censés aller vers l’objectif principal)
    Par exemple : « éduquer » (la cible), « crédibiliser » (l’entreprise), pour finalement « engager » (la cible, via de la prise de contact, ds questions ou commentaires)
• Mesure du succès du projet
  • Quels sont les capteurs qui feront que le succès est un succès ?
    Une meilleure image ? Plus de revenus ? Un nombre de leads ? Du traffic ?
  • Quels sont les moyens de mesure, et dans quels délais ?
    Interviews utilisateur, CA généré, résultats SEO, statistiques de visite…
  • Y a-t-il des facteurs extérieurs qui peuvent influencer la mesure de ces critères ? (une campagne Ads, le travail d’un autre prestataire ?)
  • à noter : les critères de succès doivent avoir un lien avec les objectifs du projet
• Planning
  • Un rappel des grandes étapes du planning (avant-projet, ateliers, design, développement, contenus, recettage, livraison…)
  • Un listing des éléments qui pourraient générer un glissement de planning.
    Par exemple : création des contenus, décisions stratégiques longues…
• Besoins à anticiper
  • Contenus
  • Ressources externes, autres prestataires dont le travail peut influer
  • Outils
  • Projets liés, pouvant avoir une influence

Comment estimer ce Kick-off projet ?

Une fois que ton Template de Kick-off est en place, tu as deux choix pour estimer ce poste :

1. Au temps passé, par exemple :
   5 hr (1 hr de préparation, 3hr de réunion, 1 hr de restitution) soit 5* ton taux horaire.
2. À la valeur : 300€ HT, 600€ HT… à toi de trouver le bon chiffre, valorisant pour toi et acceptable/cohérent pour ton client.

La maintenance d’un projet

Souvent pensée comme « technique », la maintenance d’un projet peut prendre plusieurs formes :

• Maintenance préventive et évolutive d’un site web :
  Mises à jour mensuelles, sauvegardes… Puis évolutions du site ;
• Maintenance évolutive d’une identité graphique :
  Création de nouveaux supports, modèles, déclinaisons…

La maintenance est assez souvent sous-estimée. Parce qu’on a l’impression que ça ne vaut rien quand on y passe pas beaucoup de temps (astuce : durant la maintenance, tu vends une veille et un outil qui fonctionne tout le temps, non pas « le temps passé à faire ceci ou cela »). Ou parce qu’on a peur que ça fasse exploser le devis.

Traites la donc comme une option, sous forme de forfait mensuel (pour la maintenance préventive d’un site par exemple) ou sous forme de Packs d’heures à consommer (pour la maintenance évolutive ; avec un tableau de suivi de consommation des heures dans un Notion par exemple). Le client aura le choix d’intégrer la maintenance ou non au projet, mais au moins les choses seront posées : « une fois le projet livré, on ne fait plus de modifs à tout va, et gratuitement ».